Rätt intygande från början
Vad är en Notarius Publicus och vad får personen göra?
Notarius Publicus är en offentlig funktion med uppgift att kontrollera och intyga vissa omständigheter i dokument och rättshandlingar. Uppdraget ges av Länsstyrelsen, som också publicerar vilka personer som är förordnade inom respektive län. För kunden betyder det att intygandet görs av en person med särskild behörighet – inte av vilken jurist, redovisningsbyrå eller privat vittne som helst.
En Notarius Publicus kan bland annat intyga en namnunderskrift, bestyrka att en kopia överensstämmer med ett uppvisat original, kontrollera uppgifter om behörighet eller firmateckning och i vissa fall intyga översättningar eller andra uppgifter som rör en handling. Funktionen kan även utfärda apostille när dokumentet och destinationslandet omfattas av det systemet.
Det viktiga är att skilja mellan själva dokumentets innehåll och det som intygas. Ett bestyrkande innebär inte automatiskt att varje uppgift i dokumentet är materiellt riktig eller att mottagaren måste acceptera handlingen. Intygandet avser den konkreta kontroll som anges: exempelvis identiteten bakom en underskrift, att en kopia stämmer med originalet eller att en person har visad behörighet att företräda ett bolag.
Därför börjar ett bra ärende inte med frågan ”var finns närmaste notarie?” utan med mottagarens exakta krav. Om banken, ambassaden, domstolen, universitetet eller avtalsparten använder ord som certified copy, notarised signature, apostille eller legalisation behöver uttrycket kopplas till rätt svensk åtgärd. Apostille 365 hjälper dig att sortera den frågan innan original skickas eller en underskrift sätts.
- Namnunderskrift och identitet
- Bestyrkt eller vidimerad kopia
- Behörighet, firmateckning och fullmakt
- Översättning och intygande
- Apostille för internationell användning
Privatpersoner och företag
När behöver du Notarius Publicus – och vilka dokument är vanliga?
Behovet uppstår ofta när en svensk handling ska användas utomlands eller när en svensk mottagare kräver en formellt styrkt uppgift. Vanliga privatärenden gäller fullmakter, passkopior, studieintyg, vigsel- och födelsehandlingar, arvshandlingar, adoption, fastighetsaffärer eller bankärenden. För företag är registreringsbevis, styrelsebeslut, årsredovisningar, avtal, exportdokument och bevis om firmateckning återkommande underlag.
En bestyrkt kopia används när mottagaren vill slippa hantera originalet men samtidigt få en oberoende kontroll av att kopian motsvarar den handling som visats upp. Notarius Publicus behöver då normalt se originalet. En vanlig skannad kopia, en utskrift av ett foto eller en kopia som redan har vidimerats av en privatperson är inte automatiskt likvärdig med ett notariellt bestyrkande.
Vid en bevittnad eller bestyrkt underskrift behöver undertecknaren vanligtvis kunna legitimera sig och skriva under inför Notarius Publicus, eller på annat sätt uppfylla den metod som notarien anger. Skriv därför inte under en fullmakt i förväg när mottagaren uttryckligen kräver att signaturen ska bevittnas. Ett nytt dokument kan annars behöva tas fram och processen börja om.
Företagsärenden kräver ofta mer än en legitimation. Det kan behövas ett aktuellt registreringsbevis, bolagsordning, styrelseprotokoll, fullmakt eller annan handling som visar vem som får företräda bolaget. För internationella transaktioner bör även mottagarens krav på språk, dokumentets ålder och eventuella kompletterande intyg kontrolleras innan besöket. Se vår väg för företagsdokument för utlandet.
I vissa fall räcker ett original från en svensk myndighet direkt för apostille eller legalisering; i andra fall måste en privat handling först notariseras. Det är därför dokumentets utfärdare och underskrift – inte bara dokumentets rubrik – som avgör nästa steg.
- Originalhandling och önskade kopior
- Giltig legitimation för den som ska skriva under
- Mottagarens skriftliga instruktion
- Destinationsland och ändamål
- Företagsbevis eller fullmakt när behörighet ska visas
Dokument för utlandet
Notarius Publicus, apostille och legalisering – vad är skillnaden?
Apostille är ett särskilt internationellt intyg enligt Haagkonventionen. Det förenklar användningen av offentliga handlingar mellan anslutna länder genom att ersätta den längre kedjan med traditionell legalisering. I Sverige får endast Notarius Publicus utfärda apostille. Apostillen bekräftar den relevanta underskriften, stämpeln eller tjänsteställningen bakom handlingen; den är inte ett kvalitetsintyg för dokumentets sakliga innehåll.
Om landet där dokumentet ska användas omfattas av apostillesystemet kan en korrekt utfärdad apostille normalt göra ytterligare legalisering onödig. Men mottagaren kan fortfarande ställa krav på rätt dokumentversion, översättning, aktualitet eller bestyrkt kopia. Kontrollera därför både landet och den specifika organisationens instruktion innan du beställer en åtgärd. Läs vår kompletta guide om vad en apostille är.
När destinationslandet inte använder apostille kan dokumentet i stället behöva legaliseras. I Sverige innebär det ofta en kedja där Utrikesdepartementet intygar en svensk underskrift och stämpel, varefter destinationslandets ambassad kan behöva göra ytterligare en kontroll. Vissa privata handlingar, fullmakter, kopior och företagsdokument behöver först ett intygande av Notarius Publicus innan UD-ledet kan bli aktuellt.
Det finns dessutom undantag. Sedan 2019 kan vissa offentliga handlingar som cirkulerar mellan EU-länder vara undantagna från apostille och legalisering enligt EU:s regler om fria rörligheten. Undantaget gäller inte alla dokument eller alla mottagare. Be därför mottagaren bekräfta om ett flerspråkigt standardformulär, en auktoriserad översättning eller en vanlig originalhandling är tillräcklig.
Den säkraste beslutsordningen är: identifiera dokumentet och utfärdaren, kontrollera destinationslandet, läs mottagarens exakta formulering och välj därefter mellan original, bestyrkt kopia, notarisering, apostille, översättning och legalisering. Vår jämförelse apostille eller legalisering hjälper dig att se skillnaden.
- Apostille: för konventionsländer och behöriga handlingar
- Legalisering: ofta UD och därefter ambassad
- EU-undantag: gäller bara vissa offentliga handlingar
- Mottagarens krav: avgör vilken kedja som accepteras
Från kopia till färdigt ärende
Så går ett ärende hos Notarius Publicus till
Ett väl förberett ärende börjar digitalt. Skicka eller ladda upp en läsbar kopia av hela dokumentet tillsammans med mottagarens instruktion och uppgift om land. Då går det att bedöma om du behöver ett nytt original, en bestyrkt kopia, en bevittnad underskrift, en översättning, apostille eller legalisering – och i vilken ordning momenten bör göras.
Nästa fråga är om personlig närvaro krävs. När identitet och underskrift ska kontrolleras behöver den som skriver under ofta besöka en behörig Notarius Publicus med giltig legitimation. Om ärendet gäller apostille på en redan utfärdad handling kan dokumentet i många fall lämnas av ett ombud eller hanteras per post, men rutinen bestäms av den notarie som utför uppdraget.
Ta med originalet, de kopior som ska bestyrkas och alla bilagor som hör ihop med handlingen. Om flera sidor utgör ett dokument bör du inte separera, häfta om eller skriva på dem utan instruktion. Företag bör ta med aktuella behörighetshandlingar. Om mottagaren kräver en viss formulering på engelska eller ett annat språk bör texten vara klar innan besöket.
Efter kontrollen utfärdas det notariella intygandet. Om en apostille behövs görs den av Notarius Publicus på eller i anslutning till den handling som har kontrollerats. Ska dokumentet legaliseras via UD eller ambassad fortsätter kedjan enligt destinationslandets regler. För översättningar kan ordningen mellan original, bestyrkande, auktoriserad översättare och slutligt intygande vara avgörande.
När handlingarna är klara bör du kontrollera namn, antal dokument, stämplar, bilagor och returadress innan de skickas vidare. Använd spårbar post när original är svåra eller dyra att ersätta. Spara en digital kopia av hela den färdiga dokumentkedjan för din egen dokumentation.
- 1. Visa dokumentet och mottagarens krav
- 2. Bekräfta original, språk och destinationsland
- 3. Få rätt ordning för intygande och översättning
- 4. Besök eller skicka original först när det behövs
- 5. Kontrollera den färdiga dokumentkedjan före leverans
Tid, pris och risk
Vad kostar Notarius Publicus – och hur undviker du onödiga omtag?
Notarius Publicus tar betalt för sina uppdrag, men priset är inte ett enhetligt nationellt fastpris. Kostnaden påverkas bland annat av vilken åtgärd som behövs, hur många dokument eller underskrifter som ska kontrolleras, om företagsbehörighet måste utredas och om ärendet kräver särskild språkhantering. Be om prisuppgift när dokumentet och omfattningen är kända.
Tidsåtgången varierar på samma sätt. Ett enkelt intygande kan ibland göras i samband med ett besök, medan flera företagsdokument, en översättningskedja eller posthantering kan kräva längre tid. Drop-in och tidsbokning skiljer sig mellan olika förordnade notarier. Kontrollera därför aktuell besöksform, legitimation, betalningssätt och returhantering direkt med den Notarius Publicus som ska utföra åtgärden.
Det vanligaste kostsamma felet är att beställa rätt ord i fel ordning. En fullmakt som har skrivits under innan signaturen skulle bevittnas, en översättning som gjorts innan rätt original tagits fram eller en apostille på fel dokumentversion kan tvinga kunden att göra om flera steg. Ett annat vanligt fel är att utgå från att mottagaren vill ha apostille när instruktionen egentligen kräver legalisering eller en bestyrkt kopia.
Förhandskontrollen hos Apostille 365 fokuserar därför på besluten före den officiella åtgärden. Vi sammanställer dokument, land, mottagare, språk och önskad användning, pekar ut vilka original eller bilagor som saknas och beskriver vilken aktör som behöver göra nästa steg. Själva notarieåtgärden och apostillen utförs av en behörig Notarius Publicus.
Vill du komma vidare direkt kan du starta dokumentkontrollen online. Bifoga en tydlig kopia, skriv vilket land handlingen ska användas i och lägg gärna med mottagarens ordalydelse. Du får då ett bättre underlag för att boka besök, skicka original eller välja en annan väg utan att gissa.
- Skicka inte original innan ärendet är bedömt
- Skriv inte under när bevittning kan krävas
- Beställ inte översättning innan rätt dokumentversion är klar
- Kontrollera land, mottagare och tidsgräns
- Begär pris när antal åtgärder och dokument är fastställt
